A assinatura eletrônica é reconhecida legalmente no Brasil e pode ser usada para formalizar contratos, documentos particulares e atos junto a órgãos públicos, desde que observados os requisitos previstos na legislação. As regras estão na Lei nº 14.063/2020, que trata do uso das assinaturas eletrônicas nas relações com a administração pública, e na Medida Provisória nº 2.200-2/2001, que instituiu a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).
O avanço da transformação digital tem ampliado o uso dessa ferramenta por empresas, escritórios contábeis e profissionais que buscam reduzir custos, agilizar processos e dar mais segurança à formalização de documentos.
Quais são os tipos de assinatura eletrônica
A legislação brasileira separa as assinaturas eletrônicas em três níveis, conforme o grau de segurança exigido em cada operação.
Assinatura eletrônica simples: usada em documentos de menor risco, permite identificar o signatário por meio de informações ligadas ao documento eletrônico. Nas plataformas do governo federal, contas GOV.BR nos níveis bronze, prata e ouro podem ser usadas nesse modelo.
Assinatura eletrônica avançada: emprega mecanismos adicionais de autenticação capazes de comprovar a autoria e preservar a integridade do documento, sem necessidade de certificado digital da ICP-Brasil. A assinatura feita pelo GOV.BR, por exemplo, se enquadra nessa categoria.
Assinatura eletrônica qualificada: é o nível mais alto de segurança jurídica e exige certificado digital emitido dentro da ICP-Brasil. Costuma ser exigida para atos que demandam maior confiabilidade ou previsão legal específica.
Assinatura eletrônica e assinatura digital são a mesma coisa?
Embora sejam frequentemente usados como sinônimos, os termos têm diferenças. A assinatura eletrônica é o conceito mais amplo e engloba vários métodos de identificação do signatário, como autenticação por e-mail, SMS, biometria ou plataformas digitais. Já a assinatura digital é a modalidade feita com certificado digital emitido pela ICP-Brasil, que usa criptografia para garantir autenticidade e integridade do documento.
Certificado digital é obrigatório?
Nem todos os documentos exigem certificado digital. A obrigatoriedade depende da legislação aplicável e do nível de segurança necessário em cada operação. Em muitas relações privadas, as partes podem usar assinaturas eletrônicas avançadas, desde que existam mecanismos capazes de identificar os envolvidos e preservar a integridade do documento.
STJ reconhece validade de assinaturas sem certificado digital
Em março de 2026, o Superior Tribunal de Justiça (STJ) reconheceu a validade de contratos eletrônicos assinados sem certificado emitido pela ICP-Brasil, desde que haja mecanismos capazes de comprovar a autenticidade das partes e a integridade do documento. A Terceira Turma da Corte entendeu que a ausência de certificação pela ICP-Brasil não invalida automaticamente uma assinatura eletrônica, pois a legislação admite outros meios de comprovação da autoria, desde que aceitos pelas partes e capazes de garantir a segurança da operação.
No caso analisado, o tribunal avaliou elementos como os registros do processo de assinatura digital e a ausência de indícios de fraude para confirmar a validade do contrato firmado em plataforma eletrônica. O entendimento reforça que a segurança jurídica das assinaturas digitais não depende só do certificado ICP-Brasil, mas também de mecanismos tecnológicos que permitam rastrear a operação, identificar o signatário e preservar o conteúdo do documento.
Como escolher uma plataforma de assinatura eletrônica
Antes de contratar uma solução, empresas e profissionais devem verificar se a plataforma oferece mecanismos de autenticação compatíveis com a legislação e se registra evidências da assinatura, como data, horário, identificação do usuário e histórico da operação. Também vale avaliar recursos de armazenamento dos documentos, geração de registros de auditoria e facilidade de gerenciamento quando há vários signatários.
O que muda para empresas e escritórios de contabilidade
O uso de assinaturas eletrônicas vem sendo incorporado à rotina de empresas e escritórios contábeis na formalização de contratos, procurações, documentos societários e outros procedimentos administrativos. Além de reduzir o uso de papel e a necessidade de deslocamentos, a digitalização desses processos traz mais agilidade e facilita a gestão documental, desde que respeitadas as exigências legais de cada tipo de documento.
